Telefonlara Çıkmama Hastalığı Ürkütücü Boyutta

ÇAYKUR Genel müdür vekili Yusuf Ziya Alım’ı aradım. Beni yakından tanımasına rağmen; sekreterine not bıraktım. Aradan 20 gün geçti dönüşü olmadı. Görüşebilseydim, sahte çaylarla ilgili bir tespitimi aktaracaktım.

Sadece ÇAYKUR Genel müdürü değildir elbette.. Özellikle yeni kuşak yöneticileri; vatandaşın telefonuna çıkmamayı büyüklük sayıyorlar. Telefona çıkmama hastalığı ürkütücü boyutta olduğunu diyebiliriz. Çok yazık. Yüzlerce örneğini verebiliriz. Bundan yola çıkarak, ”Günah Keçisi” sekreterlerin zorluklarını anlatmaya çalışacağız..

 “Sekreter” veya  “Asistan” ne derseniz deyin. Bir makama en yakın kişileri sıralarsak; (Makamın konumuna göre) Özel Kalem Müdürü.Sekreter..Çaycı ve Korumadır. Ve görevleri çok önemlidir. Sekreterin, öncelikli olarak insan ilişkileri kuvvetli ve öz disiplin sahibi olması beklenir.

Biri aradığınızda sekreter önce “Bir dakika bekletebilir miyim?” deyip, arkasında “Müsait değildir” veya ”Toplantıya geçti” diye dönerse, sizi atlattı demektir. Benim en sevdiğim sekreter tipleri şunlardır.

Birincisi, arayıp ”Makamla  görüşebilir miyim?” dediğinizde “Konu nedir, ne konuda görüşeceksiniz?. “diye ifadenizi alan. İkincisi ise, makamı aradığınızda kendinizi kısaca tanıtmanıza rağmen, bunu yeterli görmeyip sizden Özgeçmişinizi istenler… Üçüncüsü ise; ”Müdür bey toplantıdadır” diyenler.

Ben en çok “Müdür Bey toplantıdadır” cevabına bayılıyorum. Müdür Bey toplantıda olamaz mı? Elbette ki olur. Allah aşkına bu toplantılar hiç bitmez mi?

Başka bir deyimle sekretere derdini anlatabilirsen ve o’nu geçersen makama çok rahat ulaşabilir, derdinizi anlatabilirsiniz. Sekreterin, öncelikli olarak insan ilişkileri kuvvetli ve öz disiplin sahibi olması beklenir.

Bu nedenle bu tur görevlere getirilecek kişilerin eğitim düzeyi yüksek, profesyonel olmaları çok önemlidir. Çünkü  iyi bir sekreter hem temsil ettiği makamı korur, hem de vatandaşları incitmeden, yardımcı olur veya atlatır..

Sekreter, bir takımın parçası veya bireysel olarak profesyonellere idari destek sağlar. Sekreterin üstlendiği rol, sektöre, işverenin büyüklüğüne ve sorumluluk seviyelerine göre farklılıklar gösterir.

Sekreterlerin birçok önemli görevleri vardır. Bunlardan bazıları şöyledir. Çağrıları cevaplamak, mesajları not almak ve yazışmaları yönetmek,. Günlük iş raporu tutmak, Randevuları ayarlamak, Toplantı tarihlerini düzenlemek ve taraflara hatırlatmak, Seyahat planlamalarını yapmak,

İş ve zaman yönetimi becerisi göstermek, Detaylara dikkat etmek, Sözlü ve yazılı iyi bir iletişim kabiliyetine sahip olmak, Proaktif olmak ve inisiyatif kullanabilmek, Yoğun iş temposuna uyum sağlayabilmek, Çalışmalarını asgari denetimle gerçekleştirecek motivasyona sahip olmak, Esnek olmak, Sabırlı olmak,

Osman YAZICI